GDPR kandidaat privacy verklaring

Wat is het doel van dit document?

RGIS B.V. is een “data controller”. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor het bepalen hoe wij persoonlijke informatie over u bewaren en gebruiken. U ontvangt een kopie van deze privacyverklaring omdat u zich bij ons (als werknemer, werknemer of aannemer) kandidaat stelt om bij ons te werken. Het maakt u bewust van hoe en waarom uw persoonlijke gegevens zullen worden gebruikt, namelijk ten behoeve van de aanwerving, en hoe lang deze meestal zullen worden bewaard. Het geeft u bepaalde informatie die moet worden verstrekt op grond van de algemene verordening inzake gegevensbescherming ((EU) 2016/679) (GDPR).

Beginselen inzake gegevensbescherming

Wij zullen ons houden aan de wetgeving en principes inzake gegevensbescherming, wat betekent dat uw gegevens dat ook zullen zijn:

• Wettelijk, eerlijk en op een transparante manier gebruikt.
• Alleen verzameld voor geldige doeleinden die wij u duidelijk hebben uitgelegd en die wij niet gebruiken op een manier die onverenigbaar is met deze doeleinden.
• Relevant voor de doeleinden waarover wij u hebben geïnformeerd en beperkt tot deze doeleinden.
• Nauwkeurig en bijgewerkt.
• Slechts zolang als nodig is voor de doeleinden waarover wij u hebben geïnformeerd.
• Veilig bewaard.

Het soort informatie dat we over u bewaren

In verband met uw aanvraag voor werk bij ons, zullen wij de volgende categorieën van persoonlijke informatie over u verzamelen, opslaan en gebruiken:

• De informatie die u ons in uw curriculum vitae en begeleidende brief heeft verstrekt.
• De informatie die u op ons sollicitatieformulier hebt verstrekt, waaronder naam, titel, adres, telefoonnummer, persoonlijk e-mailadres, geboortedatum, geslacht, arbeidsverleden, kwalificaties.
• Alle informatie die u ons tijdens een sollicitatiegesprek verstrekt.
• Resultaten van de beoordeling.

We kunnen ook de volgende soorten gevoeligere persoonlijke informatie verzamelen, opslaan en gebruiken:

• Informatie over uw ras of etniciteit, religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid en politieke opvattingen.
• Informatie over uw gezondheid, met inbegrip van medische gegevens, gezondheids- en ziektegegevens.
  Informatie over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen.

Hoe worden uw persoonlijke gegevens verzameld?

Wij verzamelen persoonlijke informatie (inclusief gevoelige persoonlijke informatie) over kandidaten (zoals hierboven vermeld) uit de volgende bronnen:

• U, de kandidaat.
• Rekruteringsbureaus.
• Aanbieders van achtergrondcontroles.
• Kredietreferentiebureaus.
• Openbaarmaking en Versperring van strafrechtelijke veroordelingen.
• De door u genoemde scheidsrechters.

Hoe we informatie over u zullen gebruiken

Wij zullen de persoonlijke informatie die wij over u verzamelen, gebruiken:

• Beoordeel uw vaardigheden, kwalificaties en geschiktheid voor het werk en/of de functie.
• Voer, indien van toepassing, achtergrond- en referentiechecks uit.
• Met u te communiceren over het wervingsproces.
  Een administratie bij te houden met betrekking tot onze wervingsprocessen.
• Voldoen aan de wettelijke of reglementaire vereisten.

Het is in ons rechtmatig belang om te beslissen of we u al dan niet voor een functie/werk aanstellen, aangezien het voor ons bedrijf voordelig zou zijn om iemand voor die functie/werk aan te stellen.

We moeten ook uw persoonlijke gegevens verwerken om te beslissen of we al dan niet een arbeidscontract met u aangaan.

Na ontvangst van uw cv/covering letter/applicatieformulier (en voor sommige resultaten, de resultaten van uw beoordeling, zullen we die informatie vervolgens verwerken om te beslissen of u voldoet aan de basisvereisten om te worden geselecteerd voor de functie. Als u dat doet, beslissen we of uw sollicitatie sterk genoeg is om u uit te nodigen voor een gesprek. Als we besluiten u te bellen voor een gesprek, gebruiken we de informatie die u ons tijdens het gesprek verstrekt om te beslissen of we u de functie/het werk al dan niet aanbieden. Als wij besluiten u de functie/het werk aan te bieden, nemen wij de referenties en/of een strafblad op en/of voeren wij een andere controle uit en/of voeren wij een andere controle uit alvorens uw benoeming te bevestigen of uw benoeming afhankelijk te maken van een bevredigende controle.

Indien u geen persoonlijke gegevens verstrekt

Als u niet de informatie verstrekt die wij nodig hebben om uw aanvraag in overweging te nemen (zoals diploma’s of werkverleden), kunnen wij uw aanvraag niet succesvol behandelen. Als wij bijvoorbeeld een kredietcontrole of referenties voor deze functie nodig hebben en u ons geen relevante gegevens verstrekt, kunnen wij uw sollicitatie niet verder behandelen.

Hoe we bijzonder gevoelige persoonlijke informatie gebruiken

Wij zullen uw bijzonder gevoelige persoonlijke informatie op de volgende manieren gebruiken:

• Aan de hand van de informatie over uw arbeidsongeschiktheidssituatie bekijken we of we tijdens het wervingsproces de nodige aanpassingen moeten doen, bijvoorbeeld of er tijdens een assessment of sollicitatiegesprek aanpassingen moeten worden gedaan.
• We zullen informatie over uw ras of nationale of etnische afkomst, religieuze, filosofische of morele overtuigingen, of uw seksuele leven of seksuele geaardheid gebruiken om ervoor te zorgen dat uw seksuele geaardheid of seksuele geaardheid op een zinvolle manier wordt gecontroleerd en gerapporteerd.

Informatie over strafrechtelijke veroordelingen

Wij zijn van plan informatie over strafrechtelijke veroordelingen te verwerken.

Wij zullen informatie verzamelen over uw strafrechtelijk verleden als wij u het werk/de rol willen aanbieden (op voorwaarde dat de controles en eventuele andere voorwaarden, zoals referenties, bevredigend zijn). Wij zijn door onze klanten verplicht om een antecedentenonderzoek uit te voeren om ons ervan te vergewissen dat er niets in uw strafblad staat dat u ongeschikt maakt voor de functie. In het bijzonder:

Voorraadcontroles vereisen een hoge mate van vertrouwen en integriteit, omdat het gaat om het omgaan met de voorraad van klanten en daarom willen wij u vragen om een elementaire openbaarmaking van uw strafblad.

Wij beschikken over een passend beleidsdocument en waarborgen die wij bij de verwerking van dergelijke gegevens wettelijk verplicht zijn te handhaven.

Geautomatiseerde besluitvorming

U zult niet worden onderworpen aan beslissingen die een significante impact op u zullen hebben op basis van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming.

Delen van gegevens

Waarom zou je mijn persoonlijke informatie met derden kunnen delen?

Al onze externe serviceproviders en andere entiteiten binnen de groep zijn verplicht om passende veiligheidsmaatregelen te nemen om uw persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met ons beleid. Wij staan onze externe dienstverleners niet toe om uw persoonlijke gegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken. Wij staan hen alleen toe om uw persoonlijke gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

Beveiliging van gegevens

Wij hebben passende veiligheidsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonlijke informatie per ongeluk verloren gaat, gebruikt of onbevoegd wordt gebruikt, gewijzigd of openbaar gemaakt. Daarnaast beperken we de toegang tot uw persoonlijke informatie tot die werknemers, agenten, aannemers en andere derden die een zakelijke noodzaak tot kennisname hebben. Zij zullen uw persoonlijke informatie alleen verwerken op onze instructies en zij zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht. Details over deze maatregelen kunnen worden verkregen via privacy@rgis.com

Wij hebben procedures ingesteld om te handelen bij een vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging en zullen u en elke toepasselijke toezichthouder op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk wanneer wij wettelijk verplicht zijn om dit te doen.

Bewaren van gegevens

Hoe lang gaat u mijn informatie gebruiken?

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens gedurende een periode van 6 maanden nadat wij u onze beslissing om u al dan niet te benoemen hebben meegedeeld. Wij bewaren uw persoonlijke gegevens voor die periode, zodat wij, in geval van een juridische claim, kunnen aantonen dat wij de kandidaten niet gediscrimineerd hebben op verboden gronden en dat wij de aanwervingsprocedure op een eerlijke en transparante manier hebben uitgevoerd. Na deze periode zullen wij uw persoonlijke informatie veilig vernietigen in overeenstemming met ons beleid voor het bewaren van gegevens.

Indien wij uw persoonlijke informatie in het dossier willen bewaren, op basis van het feit dat zich in de toekomst een nieuwe mogelijkheid kan voordoen en wij u daarvoor in overweging willen nemen, zullen wij u afzonderlijk schriftelijk om uw uitdrukkelijke toestemming vragen om uw persoonlijke informatie voor een bepaalde periode op die basis te bewaren.

Recht van toegang, correctie, uitwissing en beperking

Uw rechten in verband met uw persoonlijke gegevens

Onder bepaalde omstandigheden, volgens de wet heeft u daar recht op:

• Toegang vragen tot uw persoonlijke informatie (ook wel bekend als een “verzoek om toegang tot de gegevens van de betrokkene”). Dit stelt u in staat om een kopie te ontvangen van de persoonlijke informatie die wij over u in ons bezit hebben en om te controleren of wij deze informatie rechtmatig verwerken.
• Verzoek om correctie van de persoonlijke informatie die wij over u bewaren. Dit stelt u in staat om onvolledige of onnauwkeurige informatie die wij over u hebben te laten corrigeren.
• Verzoek om verwijdering van uw persoonlijke gegevens. Dit stelt u in staat om ons te vragen om persoonlijke informatie te verwijderen of te verwijderen als er geen goede reden is om deze te blijven verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen uw persoonlijke gegevens te verwijderen of te verwijderen wanneer u gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (zie hieronder).
• Bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens wanneer wij vertrouwen op een legitiem belang (of die van een derde partij) en er is iets in uw specifieke situatie dat u bezwaar maakt tegen de verwerking op deze grond. U hebt ook het recht om bezwaar aan te tekenen wanneer wij uw persoonlijke gegevens verwerken voor direct marketing doeleinden.
• Vraag de beperking van de verwerking van uw persoonlijke gegevens aan. Dit stelt u in staat om ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid of de reden van de verwerking van uw persoonsgegevens vaststellen.

Verzoek om de overdracht van uw persoonlijke gegevens aan een andere partij.

Als u uw persoonlijke gegevens wilt bekijken, controleren, corrigeren of verzoeken om uw persoonlijke gegevens te wissen, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens of om te verzoeken dat wij een kopie van uw persoonlijke gegevens aan een andere partij doorgeven, neem dan contact op met privacy@rgis.com

Recht om de toestemming in te trekken

Toen u solliciteerde voor deze functie, gaf u ons in het kader van deze kennisgeving toestemming om uw persoonlijke gegevens te verwerken voor de aanwervingsoefening. U heeft te allen tijde het recht uw toestemming voor de verwerking van deze gegevens in te trekken. Om uw toestemming in te trekken, kunt u contact opnemen met privacy@rgis.com. Zodra wij bericht hebben ontvangen dat u uw toestemming heeft ingetrokken, zullen wij uw sollicitatie niet langer in behandeling nemen en zullen wij, met inachtneming van ons bewaarbeleid, op een veilige manier over uw persoonlijke gegevens beschikken.

Functionaris voor gegevensbescherming

Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld om toe te zien op de naleving van deze privacyverklaring. Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of hoe wij met uw persoonlijke gegevens omgaan, kunt u contact opnemen met: privacy@rgis.com. U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van Néderland op het gebied van gegevensbescherming.